個人情報及び特定個人情報等保護規則

• 第1条（目的）

  この規則は、公益社団法人神奈川県宅地建物取引業協会（以下「本会」という）が、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」という。）、「個人情報の保護に関する法律」（以下「個人情報保護法」という。）及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に基づき、本会の取り扱う個人情報及び特定個人情報等の適正な取扱いを確保し、個人の権利利益を保護するための基本となる事項を定めることを目的とする。

• 第2条（定義）

  この規則において次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。また、この規則における用語は、他に特段の定めのない限り、番号法その他の関係法令の定めに従う。

  • （1）個人情報

    生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの及びその他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるものをいう。

  • （2）個人番号

    番号法の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。

  • （3）特定個人情報

    個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番 号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。）をその内容に含む 個人情報をいう。

  • （4）保有個人データ

    個人番号及び特定個人情報を併せたものをいう。

  • （5）個人情報データベース等

    個人情報を含む情報の集合物であって､次に掲げるものを いう。

    • イ、特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
    • ロ、イに掲げるもののほか個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であっ て、目次、索引その他検索を容易にするための状態におかれているもの
  • （6）個人データ

    個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

  • （7）保有個人データ

    本会が開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行う権限を有する個人データであって、次に掲げるもの以外のものをいう。

    • イ、当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの
    • ロ、当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの
    • ハ、当該個人データの存否が明らかになることにより、国家の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの
    • ニ、当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その 他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの
    • ホ、6ヶ月以内に消去することとなるもの
  • （8）特定個人情報ファイル

    個人番号をその内容に含む個人情報データベース等をいう。

  • （9）個人番号利用事務

    行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が番号法の規定によりその保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報 を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。

  • （10）個人番号関係事務

    番号法の規定により個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。

  • （11）個人情報取扱事業者

    特定個人情報ファイルを事業の用に供している者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人等及び地方独立行政法人を除く。）であって、特定個人情 報ファイルを構成する個人情報によって識別される特定の個人の数（個人情報保護法施行令で定める者を除く。）の合計が過去6か月以内のいずれの日においても5,000を超えない者以外の者をいう。

  • （12）本人

    個人情報及び特定個人情報等によって識別される特定の個人をいう。

• 第3条（基本理念）

  本会は、個人情報が、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであるとともに特定個人情報等が行政運営の効率化及び行政分野におけるより公正な給付と負担の確保を図るためのものであることに鑑み、その適正な取扱いを図るものとする。

• 第4条（適用範囲）

  この規則は、本会の役員及び職員、その他本会の委嘱を受けて本会が保有する個人情報を利用する本会の会員に対し適用する。

• 第5条（特定個人情報等に関する事務の範囲）

  前条の規定に係わらず、本会が個人番号を取り扱う事務の範囲は以下のとおりとする。

  役職員に係る 個人番号関係事務	給与所得・退職所得の源泉徴収票の作成事務
  	雇用保険届出事務
  	労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
  	健康保険・厚生年金保険届出事務
  役職員の配偶者等に 係る個人番号関係事務	国民年金の第三号被保険者の届出事務
  役職員以外の個人に 係る個人番号関係事務	報酬・料金等の支払調書作成事務
  	配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書作成事務
  	不動産の使用料等の支払調書作成事務
  	不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務

• 第6条（特定個人情報等の範囲）

  前条において本会が個人番号を取り扱う事務において使用される個人番号及び個人番号と関連付けて管理される特定個人情報は以下のとおりとする。

  • （1）役職員又は役職員以外の個人から、番号法に基づく本人確認措置を実施する際に提示を受けた本人確認書類（個人番号カード、通知カード、身元確認書類等）及びこれらの写し
  • （2）本会が税務署等の行政機関等に提出するために作成した法定調書及びこれらの控え
  • （3）本会が法定調書を作成する上で役職員又は役職員以外の個人から受領する個人番号が記載された申告書等
  • （4）その他個人番号と関連づけて保存される情報
• 第7条（利用目的の特定）

  本会は、個人情報を取り扱うにあたり利用の目的（以下「利用目的」という）をできる限り特定する。

  2 前項に係わらず、本会が、役職員又は第三者から取得する特定個人情報の利用目的は、第5条に定める個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

  3 本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲内を超えてはならない。

• 第8条（利用目的による個人情報の取扱制限）

  本会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報及び特定個人情報等を取り扱わない。

  2 本会は、他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴い個人情報及び特定個人情 報等を取得した場合、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報及び 特定個人情報等の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報及び特定個人情報等 を取り扱わない。

  3前２項の規定は、次に掲げる場合には適用しない。

  • （1）法令に基づく場合
  • （2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • （3）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • （4）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対し協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• 第9条（適正な取得）

  本会は、個人情報及び特定個人情報等の取得を、本人の意思承諾のもと、適法かつ公正な手段によって行うものとする。

  2 本会が個人番号の提供を求めるにあたり、本人がその提供を拒否した場合、本会は提供を求めた経過を記録、保存しなければならない。

• 第10条（取得に際しての利用目的の通知等）

  本会は､個人情報及び特定個人情報等を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表する。

  2 本会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴う契約書その他 の書面（電子的方式、電磁的方式、その他の方式により作成される記録を含む。以下この項において同じ｡）に記載された当該本人の個人情報及び特定個人情報等を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急な必要がある場合はこの限りでない。

  3 本会は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表する。

  4 前3項の規定は、次に掲げる場合には適用しない。

  • （1）利用目的を本人に通知し、又は公表することにより、本人又は第三者の生命、身体、財 産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • （2）利用目的を本人に通知し、又は公表することにより、本会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
  • （3）国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対し協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
  • （4）取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
• 第11条（本人確認）

  本会は番号法に定める方法により、役職員又は第三者の個人番号の確認及び当該人 の身元確認を行うものとする。また、代理人については、同条に定める各方法により、当該 代理人の身元確認、代理権の確認及び本人の個人番号の確認を行うものとする。

• 第12条（データ内容の正確性の確保）

  本会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容 に保つよう努める。

• 第13条（安全管理措置）

  本会は、取り扱う個人データ及び特定個人情報等の取得、利用、保管、提供、開示、訂正、利用停止、廃棄及び削除等にわたり、その漏えい、滅失又は毀損の防止その他個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じる。

• 第14条（特定個人情報等の取扱に伴う安全管理措置）

  本会は、前条に定める安全管理措置のうち、特定個人情報等の取扱いに際し、法令及びガイドラインに基づき次に掲げる必要な措置を講ずる。

  • （1）特定個人情報等の取扱いに関する事務取扱担当者以外の制限
  • （2）特定個人情報等を管理、取り扱う区域の明確化及び事務取扱担当者以外の立ち入りや作業機器等の持ち込み制限
  • （3）特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書籍等の鍵付き書庫等への保管又はセキュリティワイヤー等による固定
  • （4）特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等に関する一定の条件を付した持ち出し制限並びに持ち出し時の安全な方策を講じた運搬
  • （5）特定個人情報等を取り扱うシステムに関するＩＤとパスワード等によるアクセス制限並 びにファイヤーウォールやセキュリティ対策ソフトウェア等を用いた外部からの不正アクセスに対する保護
  • （6）特定個人情報等をインターネット等により外部へ送信するときの通信経路暗号化等による情報漏洩対策
  • （7）その他特定個人情報等の安全な取扱いのため必要と判断される措置
• 第15条（職員等の監督）

  本会は、職員等に個人データ及び特定個人情報等を取り扱わせるにあたっては、当該個人データの安全管理が図られるように当該職員等に対し監督を行う。

• 第16条（委託先の監督）

  本会は、個人データ及び特定個人情報等の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データ及び特定個人情報等の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行う。

• 第17条（第三者提供の制限）

  本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しない。

  • （1）法令に基づく場合
  • （2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • （3）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
  • （4）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対し協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

  2 本会は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって､次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。

  • （1）第三者への提供を利用目的とすること
  • （2）第三者に提供される個人データの項目
  • （3）第三者への提供の手段又は方法
  • （4）本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること

  3 本会は、前項第2号又は第3号に掲げる事項を変更する場合には、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くこととする。

• 第18条（特定個人情報の第三者提供制限）

  前条の規定に係わらず、本会は、番号法に定める場合を除き、例え本人の同意があっても特定個人情報を第三者（法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。）に提供しないものとする。なお、本人の同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。

• 第19条（保有個人データに関する事項の公表等）

  本会は、保有個人データ及び特定個人情報等に関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む）に置く。

  • （1）本会の名称
  • （2）全ての保有個人データの利用目的（第17条第4項第1号乃至第3項に該当する場合を除く）
  • （3）次項、第18条第1項、第19条第1項又は第20条第1項若しくは第2項が規定する求めに応ずる手続（第25条の規定により手数料を定めたときはその手数料の額を含む）
  • （4）本会が行う保有個人データ及び特定個人情報等の取扱いに関する苦情の申し出先

  2 本会は､本人から当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知する。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない

  • （1）前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
  • （2）第17条第4項第1号乃至第3号に該当する場合）

  3 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。

• 第20条（開示）

  本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データ及び特定個人情報等の開示（当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ）を求められたときは、本人に対し、書面の交付による方法（本人が同意した方法があるときは、当該方法）により、遅滞なく、当該保有個人データ及び特定個人情報等を開示する。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

  • （1）本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • （2）本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
  • （3）法定調書の写しを本人に提示する場合で、法定調書の写しに本人以外の個人番号が含まれている場合
  • （4）法令に違反することとなる場合

  2 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データ及び特定個人情報等の全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し遅滞なくその旨を通知する。

• 第21条（訂正等）

  本会は、本人から、個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という）を求められた場合には、その内容の訂正等に関し関係規定又は法令において特別の手続きが定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく、必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの訂正等を行う。

  2 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し遅滞なくその旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む）を通知する。

• 第22条（利用の停止等）

  前条の規定に係わらず、本会は、番号法に定める場合を除き、例え本人の同意があっても特定個人情報を第三者（法的な人格を超える特定個人情報の移動を意味し、同一法人の内部等の法的な人格を超えない特定個人情報の移動は該当しないものとする。）に提供しないものとする。なお、本人の同意があっても特定個人情報の第三者提供ができないことに留意するものとする。

  2 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第17条第1項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停 止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止する。ただし、当該保有個人データの第三者への 提供停止に多額の費用を要する場合その他第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

  3 本会は、第１項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について利用停止等を行ったとき、又は利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について第三者への提供を停止したとき、又は第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し遅滞なくその旨を通知する。

• 第23条（理由の説明）

  本会は、第19条第3項、第20条第2項、第21条第2項又は前条第3項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するように努める。

• 第24条（開示等の求めに応ずる手続）

  本会は、第19条第2項、第 20 条第1項、第21条第1項又は第22条第1項若しく は第2項の規定による求め（以下この条において「開示等の求め」という）につき、その申し出先として個人情報取扱窓口を設けるものとし、次に掲げる開示等の求めを受け付ける方法については別に定める。

  • （1）開示等の求めに際して提出すべき書面（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む）の方式その他の開示等の求めの方式
  • （2）開示等の求めをする者が本人又は第3項に規定する代理人であることの確認の方法
  • （3）次条第1項の手数料の徴収方法

  2 本会は、本人に対し、開示等の求めに関し、その対象となる保有個人データを特定するに 足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本会は本人が容易かつ的確に 開示等の求めをすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとる。

  3 開示等の求めは、未成年者又は成年後見人の法定代理人、又は開示等の求めをすることに つき本人が委任した代理人によってすることができる。

  4 本会は、前三項の規定に基づき開示等の求めを受け付ける方法を定めるにあたり、本人に過重な負担を課するものとならないよう配慮する。

• 第25条（手数料）

  本会は、第19条第2項の規定による利用目的の通知又は第20条第1項の規定による開示を求められたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収することができる。

  2 前項の手数料については､実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において別に定める。

• 第26条（特定個人情報の廃棄・削除）

  本会は第5条に規定する事務を処理する必要がある範囲内に限り特定個人情報等を収集又は保管し続けるものとする。なお、書類等について所管法令によって一定期間保存が 義務付けられているものについては、これらの書類等に記載された個人番号については、その期間保管するものとし、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけやかに廃棄又は削除するものとする。

• 第27条（本会による苦情の処理）

  本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅な処理に努める。

  2 本会は、前項の目的を達成するために、苦情処理窓口を設け、その他必要な体制の整備に努める。

• 第28条（組織体制）

  本会は、個人番号及び個人情報の取扱いに際し事務取扱責任者を置く。

  2 事務取扱責任者は、専務理事をもってこれに充てる。

  3 事務取扱責任者は、その職務を補佐するものとして職員のうちから事務取扱担当者を指名 する。

• 第29条（事務取扱担当者の監督と教育、訓練）

  事務取扱責任者は、個人情報及び特定個人情報等の保護に関し、内部規定の整備、安全対策及び職員等に対する教育、訓練を推進し、かつ、周知徹底することを任務とし、個人情報及び特定個人情報等が本規則に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者及び職員等に対して必要かつ適切な監督を行うものとする。

  2 事務取扱責任者は、この規則に定められた事項を遵守するとともに、個人情報及び特定個人情報等の収集、利用、提供又は委託処理について、職員等にこれを理解させ、遵守させな ければならない。

• 第30条（教育及び研修）

  事務取扱責任者は、本規則に定められた事項を理解し、遵守するとともに、事務取扱 担当者及び職員等に対し、本規則の遵守や個人情報及び特定個人情報等に係る権利保護の重 要性を理解させ、個人情報及び特定個人情報等保護の確実な実施を図るため、教育計画を策 定し、継続的かつ定期的に教育と訓練を行うように努める。

• 第31条（情報漏洩事案等への対応）

  事務取扱担当者は、個人情報及び特定個人情報等の漏洩、滅失又は毀損による事故が 発生したことを知った場合又はその可能性が高いと判断した場合は、事務取扱責任者に直ち に報告する。

  2 本会は、個人情報及び特定個人情報等の漏洩、滅失又は毀損による事故に起因した損害賠償請求等に対し、顧問弁護士へ相談のうえ保険を活用するなど、適切な対応に努めなければならない。

• 第32条（報告）

  事務取扱責任者は、本会における個人情報及び特定個人情報等の管理の状況について、適宜会長に報告しなければならない。

  2 会長は、前項の報告により、個人情報及び特定個人情報等の管理について改善すべき事項があると思料するときは、事務取扱責任者及び関係者に対し、改善のために必要な指示を行わなければならない。

  3 前項の指示を受けた者は、やかに、改善のために必要な措置を講じ、かつ、その内容を会長に報告しなければならない。

• 第33条（規則の改廃）

  この規則の改廃は、理事会の議決による。